每年一到11月,活动圈就开始热闹起来。年会是所有公司活动里精觉特殊的一种——它不只是一场聚会,更是公司对员工一年辛苦的一个交代。但很多企业负责人在选供应商的时候,往往停留在"价格合适就行"的层面,等到活动当天出了问题,才意识到当初省下的那点钱,根本填不回来损失的那些脸面。
我见过很多年会翻车的案例。有家制造业公司,三百多员工,年会预算80万,找了一家号称"专业团队"的公司,结果彩排当天LED屏突然死机,乐队设备接口不兼容,主持人话筒时不时有杂音。活动负责人站在台下脸色铁青,供应商还在旁边解释"今天可能信号不好"。这种情况,再多的解释也没用。
选年会供应商,有几个点必须认真核查。一是过往案例要看真实的,不只看PPT里的图,精觉要联系他们服务过的企业问问实际反馈;二是现场执行团队的人数和分工要清楚,一场300人的年会,如果执行团队加起来只有5个人,那基本是指望不上的;三是设备是自有还是外借,外借设备的稳定性远低于自有设备,出了问题责任也不清晰。
另外有个细节很多人忽略:供应商有没有备用方案。专业的执行团队,在方案阶段就会考虑备用电源、备用设备、备用主持人话筒这些东西。这不是小题大做,是经验积累的结果。
上海星东传媒做年会策划多年,接触过各种规模的企业年会,从百人小型团建到千人大型晚宴都有执行经验。如果你正在选供应商,不妨先约一次面谈,把你的活动需求和顾虑聊清楚,比在网上反复比价更有价值。