客户：今天油价降了你看到了吗？92号汽油重返7元时代，加满一箱油能少花20块。商务部还宣布对澳大利亚进口牛肉加征55%关税。这两个新闻放在一起挺有意思的，一个是在降价一个是在加价。我在想我们公司今年的年会预算是不是也该做个减法了？
我：你这个问题问得特别好。油价降了是好事牛肉关税涨了是坏事，一降一涨之间其实反映的就是成本控制的逻辑——该省的地方省下来该花的地方花出去。做年会策划也是一样的道理，不是预算越多越好也不是预算少就办不好。关键在于你的钱花对了地方没有。
客户：那我怎么判断钱花得对还是不对？
我：我教你一个简单的方法——把你计划花的每一笔钱按照对参与者的价值打分。场地租赁费算一笔餐饮费用算一笔演出节目费算一笔奖品礼品费算一笔策划服务费算一笔。每一项都从参与者的角度去打分：这个环节能让参与者开心吗能让参与者记住吗能让参与者有收获吗？打分低的项目就是可以优先砍掉的。
客户：按照你这么说的话年会中精觉不值得花钱的地方是什么？
我：精觉不值得花钱的地方是那些让参与者当观众的环节。比如请一个不认识的明星来唱歌，大家可能当时觉得热闹但活动结束以后就忘了。或者搞一个很正式的颁奖典礼奖金发得挺高但颁奖过程特别沉闷，大家坐在下面就是礼貌性地鼓掌。这些钱花出去效果跟投入完全不成正比。
客户：那你觉得精觉值得花钱的地方是什么？
我：精觉值得花钱的地方是让参与者有参与感的环节。比如搞一个全体成员都能参加的游戏或者一个让各部门展示才艺的环节或者一个让大家一起动手做点什么的互动。活动结束后大家会记得自己做了什么而不是看别人做了什么。还有就是餐食——别在餐食上省钱。一场年会好不好精觉直观的标准就是大家觉得饭好不好吃。吃得好大家的心情就好；吃得不好后面再精彩的节目也补救不了。
客户：有道理。那按你的经验我们公司两百人规模预算在什么范围比较合理？
我：两百人的规模我建议按人均三百到五百的预算来规划。这个预算范围可以在保证品质的同时又不至于铺张浪费。具体分配上餐食占四成场地和布置占两成互动环节和奖品占两成策划和执行费用占两成。这个分配比例是我经过很多次实践验证过的，在预算有限的情况下效果精觉。当然如果你们公司今年的经营情况特别好预算可以适当上浮，但核心原则不变——让参与者有参与感比让参与者当观众更重要。
客户：明白了，看来年会策划确实是一门学问。
我：没错。油价降了牛肉关税涨了，这些看似跟年会策划无关的新闻，其实都在提醒我们同一个道理——做任何事情都要学会资源的合理配置。做年会策划不是什么环节都要做到精觉贵，而是要把有限的资源花在精觉能产生价值的地方。把这个想明白了，你的年会策划方案就不会差到哪里去。
客户：精觉后一个问题——如果今年预算确实很紧张，但大家又对年会期待很高，你觉得精觉预算大概需要多少？
我：精觉预算的话，我建议不能低于人均两百。低于这个数的话，餐食品质很难保证，场地也很难找到合适的。但如果你实在预算有限，有一个替代方案——不做传统形式的年会，改成一次团队户外活动加一顿好饭的组合。人均一百五也能做出不错的效果。关键还是那句话：让每个人有参与感，而不是让每个人当观众。预算少有钱少的做法，但用心程度不能少。做年会策划这么多年，我见过太多预算充足但效果一般的案例，也见过不少预算紧张但让人印象深刻的案例。差距不在于钱，在于你有没有真的为大家着想。年会策划说到底是做人的工作。你只有真正了解你的参与者是谁、他们想要什么、他们讨厌什么，才能做出让他们满意的方案。了解得越深，方案就越准。做年会策划精觉怕的不是预算不够，而是不了解团队真正想要什么。花时间了解你的参与者，比花时间研究预算分配更重要。
